大型イベントを成功させる秘訣とは？ SMCの運営事務局ビジネスでそのメソッドを解く

イベントの"中身"だけでなく"場"そのものを作る

SMCでは、『AnimeJapan』、『Fate/Grand Order Fes.』、『京都国際マンガ・アニメフェア』をはじめ、さまざまなイベントの運営事務局業務を行なっている。その業務を担うのが、MD&プランニングカンパニー プランニング営業部だ。

SMC MD&プランニングカンパニー プランニング営業部　成嶋隆広

一般的にイベント制作と言えば、クライアントの意向に応じてイベント運営、設計・施工などを行なうことを指す。要するに、「イベントのブースを設営してほしい」「ステージの制作進行をしてくれないか」「子ども向けイベントでワークショップを開きたい」などのオーダーに応える業務だ。このような場合、「すでに"場"があり、その"中身"を作る」ことが求められる。

一方、SMCのイベント運営事務局は、イベント全体の"場"そのものを計画・制作するのが大きな特徴だ。クライアントとイベントのコンセプトを詰め、会場選定から出展条件や集客計画の策定、設計施工、マネタイズ施策の検討まで、ワンストップで行なっている。

イベントと一言で言ってもBtoCやBtoB、出展型のもの、場所を巡回して開催するもの、展示をメインにしたもの、物販をメインにしたものなど、様々だ。SMCのイベント運営事務局では、これらイベントの場を実現するために計画を立案する。

来場者約15万人！ 『AnimeJapan 2018』の舞台裏

SMCがイベント運営事務局を手掛ける案件の中でも、ひときわ大きなイベントに成長したのが『AnimeJapan』である。今年3月に開催された『AnimeJapan 2018』を例に、SMCが果たした役割を紹介しよう。

2018年3月、東京ビッグサイトにて行なわれた『AnimeJapan 2018』は、今年で5年目を迎える日本最大級のアニメイベントだ。会場は一般来場者向けのメインエリア、ファミリー向けエリア、BtoBの商談を行なうビジネスエリアに分かれており、メインエリア出展社は162社892コマと過去最多を記録。来場者も過去最多となる15万人を突破し、大成功と言える結果となった。

会場では、ステージイベント、オフィシャルグッズの販売、フードパーク、コスプレスペース、クリエイションセミナー、動画配信サイトの放送局ブース、ランキング企画などが行なわれた。また、豊洲PITでのライブイベント、街コンイベントも開催され、大きな反響を呼んだ。

ビジネスエリアでは、65社が60ブースを出展し、各社の作品をPR。20カ国180人のAnimeJapanオフィシャルバイヤーも来場し、終日大盛況だった。また、アニメに興味を持つ自治体や異業種の来場者も多く訪れるため、自社の商品・サービスをどのようにアニメと紐づければよいかという相談窓口として、アニメビジネスコンシェルジュも配置した。

ファミリー限定エリアで開催したファミリーアニメフェスタも、約14,000人が来場。プレイコーナー、キッズワークショップコーナー、ファミリーフードパーク、ファミリーステージなどで、家族連れを喜ばせた。

膨大なタスクを管理し、イベント事業を推進

これらの屋台骨を支えたのが、SMCのイベント運営事務局である。そもそも『AnimeJapan』の運営にあたり、クライアントがSMCに依頼したのは"場づくり"だった。23法人で構成された一般社団法人アニメジャパンから「日本中のアニメ関連企業を集め、作品のPRやグッズ販売、ステージイベント、コスプレなど世界中のアニメファンが喜ぶようなアニメイベントを立ち上げたい」という相談を受け、SMCが運営事務局を立ち上げることとなった。

だが、ひとくちに「イベント運営」と言ってもタスクは広範に渡る。会場折衝・全体施工、場内外誘導・運営・警備、出展社管理、協賛・媒体制作・管理、広報告知計画、Webやプレスリリースなどによる情報発信、主催施策各種制作、入場券の販売計画、海外からの出展社・メディア・来場者の対応、BtoB対応、各種制作物のデザイン・制作、予算管理・決算など、なすべき項目は枚挙にいとまがない。

運営事務局では、これら一つひとつのタスク管理、進行管理、事業計画を行なっている。一般的には施工・運営＝イベント運営だと考えられることが多いが、実はそれ以外のタスクにも大きな時間を割いているのだ。中でも重要なのが、情報発信だと成嶋は話す。「出展企業の多くは来場者数にメリットを感じます。また、当日の模様がメディアに露出することも重要です。そのため、より多くのアニメファン、メディアに来ていただく方法を考えねばなりません。プレスリリースを制作・配信し、広報戦略を練り、Twitterのフォロワー数を伸ばすための広報計画に時間を割きます」。こうした積み重ねが、『AnimeJapan 2018』のブランディングの向上とイベントの成功に大きく貢献したと言えるだろう。

SMCだからできる！　ワンストップソリューション

世の中には、イベントの数だけ運営事務局が存在する。しかしSMCの事務局ビジネスには、ほかにはない3つの強みがあるという。

第一に、自社やグループソリューションを活用しワンストップで対応できること。SMCにはデザイン、企画から映像制作、グッズ製作まであらゆる部門にプロフェッショナルがそろっている。各部門との連携により、あらゆる相談に応えられるのが強みだ。

第二に、イベントを継続できるよう収支計画を検討できること。大型イベントでは何度か続けることで採算を合わせるのか、一回である程度の利益を上げるかといった収支に関する問題が持ち上がることがある。いずれにせよ、イベントを長く続けるには、マネタイズ施策を立てて黒字化することが重要。そのためSMCでは、クライアントに寄り添いながら彼らとともに収支計画を検討している。

第三に、イベント収支での口座管理・キャッシュフロー管理を行なうこと。会場費・施工関連費・運営警備費などの事業支出をSMCのイベント運営事務局がイベントコストとして全体集計し、検証。そのうえで圧縮できるところは圧縮し、かけるべき予算はクライアントと相談しながら資金を投じていく。それにより、支出をグロスで調整できるのがメリットだ。また、入場料、出展料、物販・飲食売上、協賛広告の売上などが主催者の口座に入金される際の煩雑な出納管理も、SMC側で対応することも可能だ。

成嶋は、最後にこう締めくくった。「SMCのイベント運営事務局には、クライアントと寄り添いながら場を作っていく独自のノウハウがあります。場を作りたい方、ぼんやりと構想を思い浮かべている方は、我々にご相談ください」。

数々のイベントを手掛けてきたSMCの運営事務局。その裏では膨大なタスクを管理し、着実に遂行させ、黒字化を図るための独自のメソッドがあった。小規模なイベントから大型イベントまで、これからも幅広いニーズに応え、イベントを成功に導いてくれるだろう。